仕事をしていくと大なり小なり何らかのプロジェクトを推進していくことになると思います。そこにはプロジェクトリーダーとしてプロジェクトを引っ張っていく場合もあれば、メンバーとしてアサインされプロジェクトを実行していく場合もあるでしょう。しかし、世にあるプロジェクトの半分はその目的を成し遂げられることなく失敗すると言われています。
そんな仕事におけるプロジェクトについて、プロジェクトマネージャーのプロとして長年従事してきた方から、プロジェクトが失敗するあるあるパターンとその対策について伺う機会があり、その内容が秀逸だったのでまとめてみたいと思います。
最初に
プロジェクトとは
目的を達成するための計画策定と遂行と定義します。
プロジェクトリーダーの仕事とは
プロジェクトは何もしなければ失敗します。 失敗しないためのリーダーの仕事とは
<ul>
<li>定例MTGをすること</li>
<li>当初のアクションスケジュールを守ること</li>
<li>上司に報告すること</li>
<li>調整すること</li></ul>
ではなく、
目的を達成すること
です。 そのためのすべてがリーダーの仕事になります。
プロジェクトをうまく進めるには
プロジェクトの結果、何か目的を達成するということは現状から何かが変わるということです。
変わるということは、これまでの状況で利益があった人から反発が起こる可能性があるということを意味します。変化をマネジメントするためにはこれらの反応を予測して適応される必要があります。
つまり、どれだけ先回りしても準備できるかによって成功確率は大きく変わります。予め、よくある失敗原因を知っておくことによって、その多くは準備できプロジェクトは成功しやすくなるのです。
ここからよくあるプロジェクトが失敗する原因をまとめていきます。
１．プロジェクトの必要性が共有されていない
メンバーが代償を払う意味、メリットを提示する
プロジェクトの参加メンバーは多かれ少なかれ必ず、そのプロジェクトのためにリソースを提供します。多くの場合、他のプロジェクトも抱えており、そのプロジェクトだけに時間を使うわけにもいきません。
そんな状況で、このプロジェクトをやる意味はなんなのか、メンバーが本当に腹落ちしていなければ、それぞれの時間を効率よく使うことができず、後回しにされたり、プロジェクト全体の熱量が下がってしまいます。
実現できた時の「バラ色の未来」を描く
このプロジェクトが成功すると、これだけ会社の業績に貢献できる、これだけサービスのユーザに喜ばれる、これだけ世の中を変えていくことができる、しいてはあなたの評価にも繋がる、このプロジェクトはそれだけの意義があるということを、リーダーはメンバーに何度も何度も繰り返し話し伝え理解してもらう必要があります。
逆に言えば、プロジェクトの必要性をリーダーが納得出来ない状態ではプロジェクトは絶対に成功しません。まずはリーダーがその必要性を理解し、自分の中で消化している必要があります。もしさらに上から降ってきた案件だとしても、100%納得できるまで上と対話し、場合によっては納得できるやり方の対案を出してでも、まずはリーダーが必要性を理解する必要があります。でなければ、メンバーには伝わりません。
「社長に言われたから、上司に言われたから」と言うリーダーについてくる人はいませんので注意が必要です。
２．ゴールや課題が共通理解になっていない
解決すべき課題、プロジェクトの目的の明示
プロジェクトが解決すべき問題、プロジェクトの目的をはっきりさせることが大事です。よくあるのが「顧客満足度を上げる」という目的のプロジェクトで、顧客満足度を測定する数値としてリピート率をKPIとしたところ、いつのまにかプロジェクトの目的がリピート率を上げることにすり替わってしまい、手段が目的になってしまう状態に陥りがちです。
○○システム導入プロジェクトという名前は危険
まず、このプロジェクトの目的はなんだったのか、それをはっきり明文化し、定期的に目的を再確認する必要があります。システム導入でよくあるのがプロジェクト名が「○○システム導入プロジェクト」という名前になると誰しもシステムを導入することがこのプロジェクトの目的なんだと認識してしまいがちです。そうではなく、システム導入によって解決したい問題があったはず、そこが解決したのかどうか、導入後の運用体制まで含めてフォローしていく必要があります。
ゴール設定は目的＋数値で表現
ゴール設定をするときに「顧客満足度を上げる、そのためのKPIとしてリピート率を計測していく」のように、目的とKPIを両方見ていくと方向性も見失わず、かつ指標も確認しながら進んでいけます。
３.リーダーやメンバーの役割や権限がはっきりしない
文書化して全員に明示する
よくあるのが、プロジェクト発足時に必要そうな人が集められたけれど、誰が何をするのかふわっとしたまま、プロジェクトが進んでいき、これは誰が決めるんだっけ、あれはあの人がやってると思っていた、自分は一体何をすればいいのか、そんな状態になりがちです。社内でのプロジェクトもそうですが、社外との何社かで進める共同プロジェクトの場合も、どこの会社が何をどう進めていくのか、はっきり文書化しないと、プロジェクトが空中分解してしまいます。
メンバーは足りているのか、足りなければ途中でも足す
プロジェクトの発足当初は、たぶんこんな人が必要だろうということでメンバーが集められますが、初期の段階ではまず、何をする必要があるのかから洗い出す必要があり、またプロジェクトを進めていく間に、やっぱりここにはもう少し人が必要だという箇所が分かってきます。その段階で都度、必要になった人を適切にアサインし直していくことがプロジェクトの成功には必要です。今いるメンバーだけで頑張り抜こうとせずに、必要ならばメンバーを増やすことが大切です。
逆に役割的に必要ないと分かったメンバーは途中で外すということも必要です。プロジェクトの成功可否はメンバーの熱量の平均値にかかっています。全体の熱量の平均値を下げる人は途中で抜けてもらった方がプロジェクトにとっては良い効果を与えます。
とにかくコミュニケーション、迷ったら念押し
人と人が仕事する以上、コミュニケーションコストは惜しまない、たぶんこうだろうと遠慮したり後回しにすることがプロジェクトの失敗の原因となります。徹底的にコミュニケーションしていき、都度確認作業を怠らないことがプロジェクトを円滑に進めるコツです。
４．プロジェクトの範囲が明確になっていない
プロジェクトでどこからどこを改善するのか
このプロジェクトでは今回、この部分を改善する、その部分以外については今回はやらない、というスコープをはっきり決めることが大事です。ついつい、近い領域の改善点について、あれもこれもと詰め込んでしまいがちになりますが、プロジェクトは目的を複数持つとブレてきます。結果的に、プロジェクトのゴールや課題意識の共通理解が薄れていってしまいます。
スコープ外の領域のついての進め方
もし、近い複数の領域についてやる必要がある場合でも、それはまたメンバーはほぼ同じであっても別プロジェクトとして稼働させ、親プロジェクト、子プロジェクトというように分けて、親プロジェクトでは各子プロジェクトのリーダーだけ参加し、進捗と優先度決定をして進めるなどの工夫が有効です。
また、今回はここを重点的にやって、それが達成できたら次にここに取り組むといったフェーズ分けも、メンバーも納得しやすく目的も絞れるので効果的なテクニックです。
５．スケジュール管理が不足している
分からなくてもまずはスケジュールを立てる
最初はプロジェクトにどれくらい時間が必要かなんて分からないですが、スケジュールを立てようとすると当然、プロジェクトを要素ごとに分解していく必要があるので、要素ごとに必要な人材や予算、時間などが逆算しやすくなっていきます。また、要素を出していくと、考慮漏れに気付いたりすることも多いので、まずはスケジュールを立ててみることです。
スケジュールとは遅れていることを確認するためのもの
スケジュールとはほとんどの場合、遅れます。むしろ遅れていることを認識するためにスケジュールを立てているのではと思うくらい遅れます。でもそんなもんなので、遅れたらすぐにスケジュールを組み立て直して、必要なものが足りていないか確認していきます。
プロジェクト完了後のコントロールの仕組みも設計しておく
プロジェクトが無事完了し、目的も達成されよかったよかったと解散したあと、あっという間に目的としていた数値が元に戻ってしまうようなことがよくあります。それはプロジェクト完了後の運用体制や引き継ぎなどまで考慮できていなかったからです、プロジェクトが解散した後も継続的に成果を出せるところまで設計するのが良いプロジェクトです。
まとめ
プロジェクトの成功の秘訣は
プロジェクトの必要性 プロジェクトのゴール設定 プロジェクトの範囲 プロジェクトのメンバー/役割 プロジェクトのスケジュール
をしっかりと準備し、その上で上層部の人にも、プロジェクトがなぜ必要なのか、成功した場合のメリットや行われない場合のリスクをできれば定量的に説明し、協力を引き出します。また、メンバーにも常にアップデートした同じ情報を見せます。
そこまでしてもやっと成功確率50%といったところらしいですが、プロジェクトが失敗するポイントを知っておくと手前にある落とし穴に気付き、失敗を回避できることもあると思うので、何か新しいプロジェクトを始めようというときには常にこれらを意識していきたいものです。
